Webinar „Digitale Unabhängigkeit im Unternehmens-Alltag – Dokumentenmanagement & Ticketing mit Open Source“
Digitale Souveränität im operativen Alltag stand im Mittelpunkt unseres Webinars am 29. April 2026. Teilnehmende aus Unternehmen und IT-Organisationen erhielten einen praxisnahen Einblick, wie sich zentrale Geschäftsprozesse wie Dokumentenmanagement und Support mit Open-Source-Lösungen effizient und kontrollierbar umsetzen lassen.
Digitale Souveränität im Kontext von Dokumentenprozessen
Zum Einstieg gab Ing. Karl Weintögl (it20one GmbH) eine kompakte Einordnung der aktuellen Entwicklungen rund um digitale Souveränität. Im Fokus standen die wachsenden Abhängigkeiten von proprietären Systemen, Risiken durch Vendor Lock-in sowie die strategische Bedeutung von Datenhoheit und kontrollierbarer IT-Infrastruktur.
Dabei wurde klar: Digitale Unabhängigkeit ist kein isoliertes IT-Thema, sondern betrifft unmittelbar zentrale Geschäftsprozesse – insbesondere dort, wo Dokumente, Informationen und Kommunikation zusammenlaufen.
Dokumentenmanagement neu gedacht
Im Anschluss zeigte Ing. Raoul Meyer (EXACON-IT GmbH), wie sich mit Paperless-ngx Dokumente zentral erfassen, strukturieren und schnell wiederfinden lassen. Der Fokus lag auf effizienter Organisation und besserer Nutzbarkeit im Arbeitsalltag.
Ticketing & Prozessintegration
Mit dem Open-Source-Ticketsystem Zammad wurde ergänzt, wie sich daraus direkte Arbeitsprozesse ableiten lassen. Anfragen aus verschiedenen Kanälen werden zentral gebündelt, als Tickets strukturiert bearbeitet und im Team transparent nachverfolgt.
Durch klare Zuständigkeiten, nachvollziehbare Verläufe und definierbare Reaktionszeiten entsteht ein verlässlicher Workflow – sowohl intern als auch in der Kommunikation mit Kunden.
Gleichzeitig unterstützt Zammad Unternehmen dabei, Anforderungen an Dokumentation und Nachvollziehbarkeit zu erfüllen, etwa im Kontext von Compliance, Audits oder regulatorischen Vorgaben.
Kosten, Betrieb und realistische Einordnung
Ein wichtiger Bestandteil des Webinars war die differenzierte Betrachtung von Aufwand und Kosten:
- Keine klassischen Lizenzkosten bei Open Source
- Dafür Eigenverantwortung für Betrieb, Updates und Wartung
- Notwendigkeit eines klaren Betriebskonzepts (Backups, Rechte, Monitoring)
- Vergleich mit SaaS-Lösungen nicht nur auf Preis-, sondern auch auf Kontroll- und Abhängigkeitsebene
Die zentrale Erkenntnis: Open Source ist nicht „kostenlos“, sondern verschiebt den Fokus von Lizenzkosten hin zu planbarem Betriebsaufwand.
Praxis statt Ideologie
Wie bereits im vorherigen Webinar zeigte sich auch hier ein klares Bild:
Digitale Unabhängigkeit entsteht nicht durch einen radikalen Systemwechsel, sondern durch einen strukturierten, schrittweisen Ansatz. Pilotprojekte, klare Prozesse und realistische Ressourcenplanung sind entscheidend für eine erfolgreiche Umsetzung.
Fazit
Das Webinar verdeutlichte, wie sich digitale Souveränität konkret im Unternehmensalltag umsetzen lässt – insbesondere in dokumentengetriebenen Prozessen.
Mit Lösungen wie Paperless-ngx und Zammad können Unternehmen ihre Abläufe strukturieren, automatisieren und gleichzeitig unabhängiger gestalten.
Der Fokus lag klar auf praktischer Umsetzbarkeit – mit konkreten Beispielen statt abstrakter Konzepte.
Präsentationen zum Download:
00 Einleitung CMG Webinar Karl Weintögl
